8 Tips Aman Gunakan Aplikasi Zoom untuk Rapat

8 Tips Aman Gunakan Aplikasi Zoom untuk Rapat

Di era pandemi seperti saat ini serta adanya Pembatasan Sosial Berskala Besar atau PSBB aplikasi Zoom menjadi salah satu aplikasi yang cukup diandalkan. Zoom sangat membantu para pekerja yang harus bekerja dari rumah atau work from home, dan juga para pelajar yang melakukan pembelajaran secara daring.

Adanya pembatasan sosial berskala besar maka beberapa pertemuan maupun profesional lainnya harus ditunda sementara waktu. Kini pertemuan dapat dilakukan secara online menggunakan bantuan dari Zoom. Daya tarik dari Zoom sendiri adalah tersedia akses gratis hingga 40 menit serta dapat memuat banyak peserta di dalamnya bahkan sampai ratusan orang.

Seiring dengan popularitasnya di masa pandemi seperti ini pengguna Zoom juga semakin lama semakin meningkat. Sama halnya dengan aplikasi lainnya ketika menggunakan zoom keamanan juga perlu anda perhatikan. Oleh sebab itu, sebagai pengguna Anda tetap harus melakukan beberapa hal berikut agar pemakaian Zoom untuk beberapa aktivitas tetap aman;

1. Aktifkan Fitur Ruang Tunggu

Jika pada saat melakukan rapat online menggunakan zoom Anda berlaku sebagai administrator rapat, maka sebaiknya mulai aktifkan fitur waiting room atau fitur ruang tunggu.

Fitur ini bisa Anda aktifkan pada saat para peserta rapat ada yang masuk. Setelah melakukan login pada Zoom menggunakan ID maupun kata sandi, peserta nantinya akan masuk ke dalam ruang tersebut menunggu izin masuk oleh Anda sebagai administrator.

Dalam hal ini anda sebagai admin pun sebaiknya hanya perlu mengizinkan masuk beberapa orang yang mana telah terkonfirmasi untuk mengikuti rapat tersebut. Jika ada peserta yang belum terkonfirmasi sebaiknya diabaikan saja.

Back to Content ↑

2. Aktifkan Fitur Lock Meeting

Sebaiknya batasi jumlah peserta yang nantinya akan ikut rapat online di dalam aplikasi Zoom. Apabila pada waktu tertentu Jumlah semua peserta sudah hadir maka kunci menggunakan fitur lock meeting. Jangan begitu maka tidak akan ada lagi yang dapat bergabung ke dalam rapat online yang sedang dilaksanakan. Jadi hanya orang-orang tertentu saja yang bisa ikut serta di dalam rapat tersebut.

Back to Content ↑

3. Selalu Jaga Keamanan dari Perangkat

Sama halnya dengan aplikasi yang lainnya para peserta yang ada di rapat aplikasi Zoom juga perlu menjaga keamanan yang terdapat pada perangkatnya. Tujuannya adalah agar tidak terjadi petasan atau pencurian data-data dari para pengguna. Jika Anda Apa itu dengan langkah ini maka ada kemungkinan besar nantinya data-data yang anda miliki akan dicuri.

Back to Content ↑

4. Selalu Mematikan Fitur yang Mana Tidak Anda Perlukan

Mematikan fitur-fitur yang tidak diperlukan selama konferensi video adalah hal yang perlu Anda lakukan juga. Beberapa hal tersebut seperti membagikan layar atau screen sharing.

Tujuannya agar nantinya hanya para pembicara saja yang dapat menggunakannya. Selain itu matikan pula mikrofon dari peserta lain apabila pembicara sedang memberikan penjelasan.

Back to Content ↑

5. Menonaktifkan Beberapa Fitur

Ada beberapa fitur yang mana perlu Anda matikan dengan tujuan untuk menjaganya jalannya telekonferensi. Jika Anda sudah masuk ke Aplikasi Zoom dan log in, maka sebaiknya klik menu "setting" di bagian di sisi kiri layar. Jika sudah maka matikan beberapa fitur yang ada di bawah ini:

Back to Content ↑

5.1. Embed Password in Meeting Link for One-Click Join

Fitur satu ini mengenkripsi password yang ada di tautan undangan meeting. Dengan begitu akan memudahkan peserta bergabung, cukup hanya dengan mengklik tautan tersebut.

Dengan mematikan fitur satu ini, peserta diharuskan memasukan password terlebih dulu agar bisa bergabung dalam telekonferensi. Tanpa adanya password para peserta tidak akan bergabung.

Back to Content ↑

5.2. Screen sharing (Berbagi layar)

Fitur berbagi layar merupakan salah satu fitur favorit, utamanya untuk kegiatan rapat online. Fitur ini sangat memungkinkan host serta peserta berbagi layar saat telekonferensi. Host bisa mematikan fitur yang satu untuk peserta dan hanya dapat mengizinkan host berbagi layar.

Tujuan mematikan fitur satu ini adalah untuk mencegah para peserta berbagi layar dapat mengurangi potensi zoom bombing.

Back to Content ↑

5.3. Remote Control

Fitur Remote Control akan memungkinkan para peserta yang membagikan layarnya (screen sharing), mengizinkan para peserta lain mengontrol sistem dari mereka. Kemampuan satu ini hanya dapat dilakukan ketika platform Zoom berjalan saja. Dan sebaiknya, fitur Remote Control Dinonaktifkan apabila tidak dibutuhkan.

Back to Content ↑

5.4. File Transfer

Fitur File Transfer memungkinan semua orang dapat mengirim file dengan berbagai format di chatroom. Apabila Anda tidak ingin orang lain membagikan file berbahaya, maka bisa mematikan fitur ini. Selain itu Anda pun bisa juga memilih jenis dari format file tertentu yakni dengan cara memilih opsi "Only Allow Specific File Types" agar bisa mengontrol jenis file yang nantinya bisa dibagikan.

Back to Content ↑

5.5. Allow Participants to Rename Themselves

Mematikan fitur Allow Participants to Rename Themselves nantinya bisa digunakan untuk mencegah terjadinya zoombomber pada aplikasi Zoom, di mana mengganti nama serupa dari peserta Zoom resmi.

Back to Content ↑

5.6. Join Before Host

Fitur Join Before Host akan memungkinkan para peserta masuk lebih dahulu sebelum host memulai meeting. Tentu saja hal ini membuka pintu lebih awal serta memudahkan zoombomber untuk masuk sekaligus membuat masalah saat telekonferensi.

Back to Content ↑

5.7. Allow Removed Participants to Rejoin

Fitur Allow Removed Participants to Rejoin memungkinkan para peserta yang sudah "diusir" sebelumnya oleh host bisa kembali bergabung dengan telekonferensi.

Back to Content ↑

6. Pakai Zoom Versi Paling Baru

Salah satu cara agar selalu aman menggunakan aplikasi zoom di era social distancing seperti saat ini adalah pastikan Anda menggunakan aplikasi Zoom versi paling baru. Tujuannya adalah agar bisa memperoleh pembaharuan terutama pada fitur terkini serta bagian keamanan. Jika keamanan terjaga maka Anda tidak perlu takut lagi mengenai data-data yang ada di dalamnya.

Back to Content ↑

7. Jangan Pernah Sembarangan Membagikan Tautan

Data diri Anda termasuk hal yang paling vital dan sangat perlu untuk dijaga, oleh sebab itu jangan pernah bagikan tautan secara sembarangan. Anda hanya perlu membagikan beberapa hal seperti tautan rapat, id dan juga kata sandi pada orang yang mana memang ikut serta dalam pertemuan online tersebut.

Back to Content ↑

8. Gunakan Kata Sandi dan ID saat Memanggil

Saat Anda akan membuat akun zoom, aplikasi nantinya memberikan ID Rapat Pribadi atau PMI dengan bentuk berupa kode numerik yang nantinya bisa dibagikan ke rekan ketika Anda pada saat akan bertemu mereka. Yang kedua opsi menghasilkan ID unik untuk pilihan dibandingkan menggunakan PMI Anda. Sebaiknya pilih menggunakan opsi kedua.

Dengan ID unik tentunya akan semakin rumit diingat oleh pengguna lainnya sehingga bisa digunakan untuk mencegah hal yang tidak Anda inginkan ketika sedang menggunakan aplikasi Zoom untuk keperluan penting.

Back to Content ↑

Sebenarnya masalah aman dan tidaknya itu juga bergantung dengan pribadi masing-masing. Sebagai pengguna aplikasi zoom Anda juga perlu waspada dengan risiko dan ancaman yang mungkin terjadi. Lindungi keamanan akun Anda dengan mengikuti beberapa cara aman memakai zoom di atas. Terima Kasih dan Semoga bermanfaat.